Conservation des archives

Veuillez trouver ci-dessous, la directive pour la conservation des archives élaborée entre les archives cantonales vaudoises (ACV) et l’AVOP.

Pour contextualiser la raison qui a incité l’AVOP à élaborer une directive pour la conservation des archives, il y a lieu de citer l’article 2 alinéa 1 de la loi vaudoise sur l’archivage du 14 juin 2011 (LArch), entrée en vigueur le 1er janvier 2012, qui stipule que : « la loi s’applique aux autorités et administrations cantonales et communales, ainsi qu’aux personnes physiques et morales auxquelles le canton ou une commune confie des tâches publiques, dans l’exécution desdites tâches ». Ainsi, en tant que délégataires de telles tâches publiques, les institutions membres de l’AVOP sont soumises à cette loi. Et, pour éviter aux ACV de devoir édicter des directives d’archivage avec chacune des institutions, les ACV ont choisi de travailler avec l’association faîtière.

Les pages 2 et 3 de cette directive indiquent précisément et succinctement :

le but de cette directive (la fixation de règles impératives et facultatives de conservation),

son champ d’application (les documents en lien avec les tâches déléguées), et

son entrée en vigueur, fixée au 1er janvier 2018, à tout le moins dès sa réception ou dès la date que vous aurez choisie pour la mettre en œuvre, si cela induit des changements dans votre organisation.

Les pages 4 à 6 explicitent les règles générales de gestion des archives et les règles impératives de conservation. Dès la page 7, vous trouverez une proposition de modèle de calendrier de conservation. Ce dernier est joint en format word, pour le cas où vous souhaiteriez le travailler.

Les parties « grisées » du calendrier de conservation contiennent des règles impératives de conservation ; les parties « non grisées » ont une valeur de recommandation pour un bon usage.

L’AVOP et les ACV se tiennent à votre disposition, en cas de question.

Annexes :

la directive pour la conservation des archives, au format pdf

la proposition de modèle de calendrier de conservation, au format word

les directives pour la gestion des archives – DRUIDE – état au 18.04.2018, qui pourront vous être utiles en cas de recherches plus approfondies

le recueil des règles de conservation des documents de gestion (calendrier de l’Etat de Vaud), pour vous inspirer, en cas de besoin